Politique de confidentialité

L'application Notes de Frais et le site associé sont édités par Melotrex, SARL, responsable du traitement. L'application est fournie aux salariés par l'entreprise qui les emploie : celle-ci décide des finalités du traitement pour ses propres salariés.

Pour toute question ou pour exercer vos droits : contact@melotrex.eu.

L'application mobile collecte uniquement ce qui est nécessaire à la saisie des notes de frais :

• Identité professionnelle : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, et, s'ils ont été renseignés par l'employeur, fonction, matricule et téléphone.
• Photos de justificatifs prises ou choisies par l'utilisateur, ainsi que les informations qui en sont extraites : montant, date, devise, commerçant, TVA.
• Données techniques de connexion : nom et plateforme de l'appareil, date de dernière connexion, adresse IP dans les journaux du serveur.

L'application n'accède pas à la position, aux contacts, au microphone, ni à l'historique de navigation. L'appareil photo et la photothèque ne sont sollicités qu'au moment où l'utilisateur ajoute un justificatif, et l'image n'est envoyée qu'après sa validation.

• Enregistrer les dépenses professionnelles et leurs justificatifs.
• Permettre à l'employeur de les contrôler, valider et rembourser.
• Conserver les justificatifs pour répondre aux obligations comptables et fiscales.
• Sécuriser l'accès aux comptes (détection des tentatives de connexion répétées).

Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires, ni vendue, ni cédée à des tiers à des fins commerciales. L'application ne contient ni publicité ni traceur analytique.

Pour éviter une saisie manuelle, l'image du justificatif est analysée automatiquement. Cette analyse est réalisée par Anthropic PBC, prestataire technique agissant comme sous-traitant : l'image lui est transmise le temps de l'extraction, elle n'est pas utilisée pour entraîner de modèle, et elle n'est pas conservée au-delà du traitement.

Ce traitement implique un transfert hors Union européenne, encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Chaque utilisateur ne voit que ses propres dépenses. Le gestionnaire de l'entreprise voit celles de ses salariés, pour les contrôler et les valider. Les données d'une entreprise ne sont jamais accessibles à une autre entreprise.

Les justificatifs et les écritures associées sont conservés dix ans, durée légale de conservation des pièces comptables. Le compte utilisateur est supprimé ou anonymisé à la demande de l'employeur ; les justificatifs déjà comptabilisés sont conservés jusqu'au terme de cette durée, sans nom lorsque c'est possible.

Les échanges entre l'application et le serveur sont chiffrés (HTTPS). Les mots de passe sont stockés sous forme d'empreinte bcrypt et ne sont jamais lisibles, y compris par l'éditeur. Sur le téléphone, les jetons de connexion sont conservés dans le coffre sécurisé du système (Keychain sur iOS, Keystore sur Android) et jamais dans un stockage applicatif en clair. Les justificatifs sont stockés sur un serveur situé en France.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition sur vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Adressez votre demande à votre employeur, ou directement à contact@melotrex.eu.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris — www.cnil.fr.

La suppression d'un compte se demande à l'employeur, qui en est le gestionnaire, ou à contact@melotrex.eu. Elle entraîne la suppression des données d'identité et la fin de l'accès à l'application ; les justificatifs déjà comptabilisés restent conservés le temps de la durée légale rappelée plus haut.

Melotrex, SARL — SIREN 000 000 000 — ADRESSE DU SIÈGE.

Cette politique peut évoluer. La date de dernière mise à jour figure en tête de page, et toute modification substantielle est signalée aux entreprises clientes.